NDA's Blog

Ba năm trước, mình có giới thiệu chương trình quản lý thư viện đơn giản với một file Excel. Tuy nhiên, nó chỉ có chức năng mượn, trả sách đơn giản dựa vào các hàm cơ bản của Excel. Với yêu cầu ngày càng cao, dĩ nhiên chỉ 1 file Excel là chưa đủ. Sau hai tháng nghiên cứu, mình đã xây dựng thành công Hệ thống Quản lý thư viện online, nhằm đáp ứng đầy đủ và hoàn hảo các nghiệp vụ Thư viện. Bài viết này giới thiệu với các bạn cách đăng ký và vận hành hệ thống này.

Tổng quan về các phần mềm QL thư viện

Trước đó, mình đã thử nhiều phần mềm (cài đặt offline) và hệ thống online nhưng không có phần mềm / hệ thống nào đạt yêu cầu.

PMIS Library

Đây là phần mềm do Bộ Giáo dục – Đào tạo thực hiện. Nó có đầy đủ các chức năng cần thiết của một Thư viện trường học. Mình đánh giá cao phần mềm này.

Tuy vậy, nó rất khó cài đặt (đặc biệt trên các hệ điều hành mới như Windows 10, thậm chí rất khó cài trên các phiên bản Windows 64bit phổ biến hiện nay). Quá trình cài đặt dễ xảy ra lỗi và khó khắc phục.

Nó là phần mềm cài đặt trên máy, tức là cán bộ Thư viện chỉ có thể dùng duy nhất 1 máy tính đã cài để thao tác nghiệp vụ. Lỡ máy tính có trục trặc hay cúp điện thì xem như Thư viện đóng cửa. Lỡ như Windows lỗi phải cài lại thì khả năng mất dữ liệu là rất cao, vì quá trình phục hồi phức tạp và dễ lỗi.

TVAnphat.edu

Hệ thống quản lý thư viện trực tuyến của Công ty An Phát. Nhìn chung cũng đầy đủ nghiệp vụ, nhưng thao tác mượn, trả rất rườm rà. Các tính năng báo cáo, kiểm kê sơ sài; dễ bị lỗi, và quá trình hỗ trợ kém.

Đặc biệt là giá quá đắt: 15.000.000đ / trường.

Hệ thống Quản lý thư viện online

Hệ thống quản lý thư viện online DigiLib do mình phát triển có các ưu điểm sau:

1. Hoàn toàn online. Cán bộ thư viện có thể thao tác ở bất cứ máy tính nào có kết nối Internet. Thậm chí có thể thực hiện trên smartphone hoặc máy tính bảng có kết nối 4G.

Hỏng máy tính, mất điện hoàn toàn không thành vấn đề.

2. Cực dễ thao tác và sử dụng. Hoàn toàn bằng tiếng Việt, người mới sử dụng sẽ không gặp chút khó khăn nào. Kể cả các cán bộ Thư viện không rành máy tính.

Quá trình lưu thông ấn phẩm (ghi mượn, ghi trả) siêu nhanh chóng.

Tích hợp luôn hệ thống quản lý bằng mã vạch (cái này hầu như rất ít phần mềm có). Chỉ cần quét mã vạch (in từ hệ thống và dán lên ấn phẩm) là có thể mượn – trả xong. 1 giây cho 1 ấn phẩm.

3. Quản lý quá hạn và thông báo khi có bạn đọc mượn lâu ngày không trả. Chấm dứt tình trạng chây ỳ khi mượn sách dẫn đến mất sách. Tích hợp luôn chức năng gửi email nhắc nhở.

4. Kiểm kê siêu nhanh và thuận tiện với mã vạch. Có thể tạo tài khoản cho cộng tác viên để hỗ trợ kiểm kê. Chỉ cần 1-2 ngày là kiểm kê xong toàn bộ kho sách.

5. Hệ thống báo cáo đa dạng, giúp Cán bộ thư viện nắm tình hình Thư viện mọi lúc mọi nơi.

6. Miễn phí. Thật tuyệt vời! (chỉ hỗ trợ mình phí duy trì hosting và domain 1 lần để khởi tạo tài khoản).

Demo:

Các chức năng của Hệ thống:

1. Biên mục tài liệu:

Bạn có thể biên mục từng tài liệu, hoặc có thể biên mục hàng loạt bằng cách import file CSV. Hệ thống tự động cấp số và quản lý Số đăng ký cá biệt.

Ở mục này có thể in mã vạch và nhãn gáy để dán lên ấn phẩm.

2. Lưu thông

Chỉ cần quét mã vạch hoặc nhập mã đăng ký cá biệt là cho mượn được ngay!

Cũng chỉ cần quét mã vạch hoặc nhập mã ĐKCB là trả một cách nhanh chóng.

3. Bạn đọc

Bạn có thể nhập danh sách bạn đọc riêng lẻ hoặc nhập tự động bằng file CSV một cách nhanh chóng. Ngoài ra bạn cũng có thể in thẻ bạn đọc dễ dàng.

Một số chức năng khác

– Cấp tài khoản cho bạn đọc. Khi bạn đọc đăng nhập vào sẽ có thể đăng ký mượn trực tuyến; biết được mình đang mượn quyển sách nào, khi nào đến ngày trả; thống kê lịch sử mượn… Thủ thư có thể gửi email nhắc nhở bạn đọc trả sách khi sách mượn quá hạn hoàn toàn tự động.

Bạn đọc còn có thể truy cập đến trang OPAC (trang giao diện bên ngoài của Thư viện) để xem thông tin về sách của Thư viện.

– Kiểm kê nhanh chóng (như mình đã nói ở trên).

– …………….

Cách đăng ký sử dụng

Với mục đích chia sẻ không vụ lợi, mình sẽ hướng dẫn cho các bạn hoàn toàn miễn phí.

Tuy nhiên do đây là một hệ thống hoàn chỉnh chạy online trên web nên đòi hỏi phải có hosting và domain để hoạt động. Bạn nào đã có hosting và domain rồi mình có thể kết nối để hướng dẫn chi tiết (vì đòi hỏi phải có hiểu biết nhất định về cài đặt CMS trên hosting).

Các bạn có nhu cầu sử dụng, có thể tìm hiểu thêm tại trang chủ chính thức của Dự án tại đây: https://thuvienso.net.vn

Nếu bạn chưa biết cách làm, không hiểu nhiều về CNTT, mình sẽ tạo luôn tài khoản cho bạn. Bạn chỉ việc đăng nhập và biên mục tài liệu rồi sử dụng. Nhưng bạn cần hỗ trợ mình về chi phí duy trì hosting và domain. Chi tiết hơn bạn có thể email riêng cho mình (tại địa chỉ nguyenngocduyai@moet.edu.vn) hoặc comment phía dưới bài viết, hoặc gọi trực tiếp cho mình (qua số ĐT 0918.702.728). Mình rất sẵn lòng được hỗ trợ.

ĐẾN TRANG CHỦ CỦA DỰ ÁN

Một số vấn đề khác

– Nếu bạn đăng ký mở tài khoản, bạn có thể chọn phí duy trì hosting và domain theo từng năm hoặc nhiều năm. Mình sẽ dùng chi phí của bạn để duy trì hệ thống của bạn, hoàn toàn không lợi nhuận.

– Mình có thể hỗ trợ bạn cách nhập liệu hàng loạt từ file CSV vào hệ thống, nhưng dữ liệu thô (file danh sách bạn đọc, danh mục sách bằng Excel…) bạn cần tự chuẩn bị. Vì mình không thể trực tiếp tới Thư viện của bạn để nhập thay cho bạn được.

Chúc bạn thành công.

Cập nhật: Nguyễn Ái chân thành cảm ơn một số anh chị em đã hỗ trợ kinh phí duy trì hosting và domain; cũng như góp phần phát triển thêm một số tính năng của DigiLib nhé!